Заходит HR директор с табелем:
- табеля по объектам подпишите?
- только после того как ты сперва проверишь соблюдение фонда оплаты труда.
- а как это?
- никогда не проверяла?
- нет. Руководители объектов отправляют заполненные табеля, а я проверяю по приказам, кто уволен, кто в отпуске, на больничном и смотрю указано ли это в табеле.
- а суммарно сколько часов и сумма начисления по ФОТ не проверяла?
- нет.
- значит придется научиться, я без проверки ничего подписывать не буду. Будешь приносить начисления по объектам, а я буду смотреть сумму ФОТ по каждой должности. Сперва проверяем норму часов по должностям, потом суммы начислений.
- поняла.
Ушла. Взяла начисления бухгалтерии, начала сравнивать ФОТ за месяц и по факту. Сразу стали появляться косяки, лишние часы, лишние люди(когда один еще не ушёл, а его замена чуть ли не месяц дела принимает и все это табелируется) и т.д.
Моменты рабочие, выявляем, отправляем на переделку. Но в процессе такой сверки выявился другой косяк. Вижу что ФОТ по должностям "окладников" сходится, а вот ФОТ по должностям с почасовой оплатой "не бьет". А именно сумма начислений заметно меньше чем по ФОТ. Отправляю HR директора разобраться. Сходила и вернулась с главбухом(ГБ).
Я: объясните расхождения между начислениями и ФОТ.
ГБ: а что, а мы нормально все начисляли.
Я: ненормально, показываю что начисления ниже ФОТ на 25-30%.
ГБ: (недоумевает, мол это же классно что ниже).
Ушла разбираться и возвращается:
- а это мы в прошлом месяце выдали зарплату больше чем надо, а в этом удержали!
- то есть проблемы в этом никакой не видите?
- (понимает что пахнет жареным и старается придумать отмазку). Так ведь сотрудники сами виноваты, что лишнее получили и молчали.
- для начала это ваша вина как главного бухгалтера, потому что лишнее выдали из-за неправильных начислений бухгалтерии. А то, что сотрудники промолчали, это уже вторично. Договоримся так, этот месяц мы просто покажем ваши косяки, со следующего буду наказывать за несоответствие ФОТ.
- хорошо.
В кабинете остаюсь я и HR директор:
- а ты поняла последствия косяка бухгалтерии для тебя как HR директора?
- не совсем...
- у тебя персонал на объектах в основном студенты. В прошлом месяце, когда им выплатили больше, то они решили, что это нормально и быстренько потратили. В этом месяце выплатили меньше, и им теперь не хватает на жизнь. Добавь сюда домыслы и получишь сотрудников, которые уже ищут другую работу.
- мда, действительно. Последствия их косяка уже ощущаются.
И так, что мы имеем:
- в компании есть финансовый директор, но он совершенно не контролирует движение денежных средств;
- косяки бухгалтерии с начислениями, стали благодатной почвой для различных домыслов персонала в части справедливости начислений;
- в компании нет контрольных точек, чтобы пресекать такие косяки. То есть, если бухгалтер накосячила, то это выявляется далеко не сразу.
Что в итоге:
- настучал фин.диру по башке за этот и другие косяки(нервно курил в сторонке);
- из-за косяка бухгалтерии, HR директору пришлось съездить на каждый объект и проведя собрание с персоналом разъяснить по какой причине у них начисления в этом месяце меньше чем в прошлом;
- перед тем как принести мне табель на подпись, HR сравнивала ФОТ и начисления по факту. С каждым месяцем косяков становилось все меньше. В конце концов, бухгалтер по заработной плате перед тем как отдавать начисления, начала сама сверять ФОТ и начисления(косяков стало "0");
- после того как суммы начислений по заработной плате перестали "скакать" из месяца в месяц, прекратились домыслы и моральный климат в компании заметно улучшился.