Антикризис в отделе закупок

В составе управленческой команды, меня перекинули с одного объекта на другой. Как обычно зовут не просто так, а потому что все очень плохо и нужно хотя бы верхушку проблем разгрести. О том, чтобы все привести в полный порядок и речи нет. Как только справился с первой задачей, появилась вторая задача "нам нужен доверенный человек в закупки, слишком много мы денег тратим".
И вот я уже сижу начальником отдела закупок гостинично-ресторанного комплекса. Как обычно, то что я никогда в этой сфере не работал, не волнует ни меня, ни мое начальство. Начинаю разбираться, выясняю что склады завалены товаром, а ничего не хватает.
Поступает заявка(Ресторан №1, 2- Р1, Р2, я):
Р 1- купите нам 10 000 палочек для суши;
Звоню в Р2: а у вас есть на складах полочки для суши?
Р2: да, весь склад завален.
Я: сейчас к вам подойдут с Р1, передайте им пожалуйста такое то количество.
Р2: да не вопрос, как раз на складе мест свободных не было.
Сделали перемещение друг другу и забыли о заявке.
Смотрю закупки и вижу, что несмотря на наличие палочек у Р2, Р1 уже год как получает тоже самое отдельной заявкой.

Проблема №1: нет общей базы остатков по подразделениям компании. Иду в бухгалтерию, говорят "мы их сразу списали при получении". Хм, получается бухгалтеры сразу же списали, а мы продолжаем покупать то, что у нас есть в наличии...
Поступает вторая заявка:
- хотим 100 футболок для персонала(условно). Диалог:
- а зачем вам столько?
- надо.
- почему именно 100, а не 30 скажем?
- не знаю.
- ясно, сперва дайте обоснование количеству, потом поговорим.
- как я могу знать сколько мне футболок надо, а вдруг они порвутся все, нам всем ходить не по форме что ли?
- у вас сколько сотрудников постоянно носят футболки, включая даже тех кто на выходных?
- 40.
- так зачем вам 100?
- а вдруг они порвутся?
- (пауза) хорошо, каков срок износа каждой футболки?
- ну обычно 3 месяца носят и они еще неплохо выглядят, потом уже заметно что изношены сильно.
- ок. Пока определим заявку на 50 футболок(10 прозапас на случай ЧП)?
- давайте.
- а вы у себя запишите, что 2 месяца спустя будете подавать заявку еще на 40.
- хорошо.
Резюмирую себе проблему №2: нет никаких утвержденных норм закупки униформы для персонала. По поступавшим потом заявкам на скатерти для столов, посуду и прочее, понял что вообще нет никаких утвержденных норм износа, естественной убыли и т.д.
Поступает звонок от поставщика:
- а когда вы нам за сахар заплатите?
- за какой сахар?
- сахар, мы вам 3 000 штук брендированных стиков поставили.
- ясно, перезвоните пожалуйста.
Иду узнавать остатки по товарам, узнаю что в месяц расход таких стиков 200-300 единиц. А 3000 это остатки на год.
Проблема №3: никто не контролирует заявки и это происходит уже длительный период. Зачем вообще заказывать на год вперед, то что можно в любой момент заказать...
Поступает звонок с бухгалтерии:
- нам тут выслали счет на пластиковые держатели для меню, визировать для рассмотрения финансовым директором будете?
Иду смотреть, выставлен счет по цене в 4 раза выше рыночной, количество тоже аховое. Обзвон руководителей подразделений ничего не дал. Как я потом выяснил, заказал маркетолог, который уже уволился и никто не знает зачем и для кого.
Проблема №4: если закупки идут самостоятельно от любого отдела, а не через отдел закупок, значит много бесконтрольных заявок. Сперва была мысль, а чего люди напрягаются и сами делают заявки поставщикам, когда мы есть. Вспомнил про то, что цена была в 4 раза выше рыночной и все понял.
Поступает звонок от подчиненного:
- шеф, мы не можем заказать побольше товара, у нас места мало на складах.
- у вас огромное количество складов.
- да, но они все забиты.
- чем?
- списанной мебелью(а там десятки этажей в гостиничном комплексе).
- зачем хранить списанную мебель?
- не знаю.
Проблема №5: склады забиты хламом.
И так начинаем решать проблемы.
Проблема №1, делать общую базу нет ни времени, ни возможности. Однако, теперь уже управляющие ресторанов прежде чем заказывать что-либо, узнают у коллег, что у тех есть на складах.
Проблема №2, садимся с основными внутренними заказчиками и разрабатываем нормы по самым популярным 100 позициям того, что они просят купить. Это утверждаем и больше никто не просит купить с запасом. Появляются какие-то первые признаки плановости закупок.
Проблема №3, рассказываю об этом операционному директору. Он берет на себя обязательство, взять вопрос качества заявок под личный контроль. Проводит рабочие совещания и т.д. Главное процесс пошел.
Проблема №4, снова к операционному директору, он со мной соглашается и обещает запретить самостоятельные заявки поставщикам от всех других отделов, кроме нашего. Теперь все отделы скидывают заявки нам. Все таки разумнее контролировать один отдел, чем все подряд.
Проблема №5, действительно три склада заполнены сломанными стульями, столами и прочей мебелью, которая списана уже лет 20 назад. Люди боятся взять на себя ответственность. Беру в охапку начальника ремонтно-эксплуатационного управления и начальника СБ и идем смотреть эти склады. Первый подтверждает, что все плохо и не подлежит восстановлению, тем более многие после потопа столетней давности разбухли. Актируем все что он сказал, все присутствующие расписываются, делаю фотографии. Акт с приложенными фотографиями несу директору, получаю добро все это выкинуть. Объявляю персоналу, что есть три склада готовых дров для жителей частных домов. Отдам, если без разбора весь хлам заберут. Тут же подгоняется одним из работников грузовое авто. Весь хлам со склада вывозится под видеокамеры, там же все повторно осматривается охраной и начальником РЭУ, демонстрационно доламывается. Итог, мы имеем в наличии три пустых склада и бесплатный вывоз хлама.
Не везет мне, все время зовут завалы разгребать. Во время собрания, было несколько линейных руководителей недовольных новой политикой отдела закупок, требовали все вернуть к "как прежде". Однако операционный директор сказал, а финансовый директор подтвердил, что с моих приходом, ежемесячные расходы по статье "закупки", снизились чуть ли не в 4 раза. А ведь это было только поверхностное разгребание завалов. До уровня "как в нормальных компаниях" были еще тысячи световых лет. Про поставщиков с их предложениями личных бонусов расписывать не буду, история стара как мир "мы тебе дадим, а все что мы тебе дали оправдаем с поставок по завышенным ценам".